Gestión de documentos del Archivo Municipal

Misión del Archivo
El archivo municipal custodia y conserva los documentos del Ayuntamiento y sus organismos dependientes generados en el ejercicio de sus actividades con la finalidad de apoyar la gestión administrativa, garantizar a los ciudadanos el derecho de acceso a la información y difundir el patrimonio documental de Alcobendas.

Contenido
El fondo documental municipal contiene información del Gobierno, la Administración, los servicios y la economía del municipio, hasta nuestros días. Aunque el documento más antiguo que se conserva en el archivo es de 1794, la información anterior al siglo XX es muy escasa.

Se organiza siguiendo el Cuadro de Clasificación Documental. Tiene una estructura jerárquica en cuatro niveles: Secciones, Subsecciones, Unidades de subsección y Series documentales.

Forma de ingreso
Cumplido el plazo de custodia de los documentos en los archivos de gestión de las distintas unidades municipales, los documentos se remiten al Archivo por transferencia normalizada a través de la Hoja de Remisión de Fondos, impreso: “A.A mod.002/2ª Rev", de acuerdo con las especificaciones del Reglamento del Archivo (capítulo II, Art. 6).

Tratamiento Documental
Una vez ingresados los documentos reciben el adecuado tratamiento archivístico:

• Cotejo e instalación de los documentos en los depósitos de archivo, donde se conservan en las debidas condiciones medioambientales y de seguridad.
• Limpieza mecánica de expedientes y eliminación de elementos degradantes.
• Ordenación interna de expedientes, sellado y signaturado.
• Elección de puntos de acceso, clasificación y descripción.
• Organización del fondo y mantenimiento del Cuadro de clasificación.

Valoración, Selección y Eliminación
Por decreto 5418/2002, de 3 de julio, se aprueba la creación de la Comisión Municipal de Selección, Valoración y Expurgo Documental. Consulte sus competencias y composición.

Por Decreto 6140/2017, de 30 de mayo, se renuevan los cargos de la Comisión. (Consultar Decreto)

Los documentos municipales como integrantes del patrimonio documental madrileño no podrán ser destruidos salvo en los supuestos y mediante los procedimientos reglamentariamente establecidos (art. 4 c) y 34 de la Ley 4/1993, de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid. 

Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid
Es el Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid el órgano superior consultivo y asesor responsable de informar preceptivamente las propuestas de valoración de los documentos y los plazos de conservación y acceso a los mismos. Y, el Consejero con atribuciones en materia de Archivos y Patrimonio Documental, quien autoriza su eliminación.

• Metodología para la valoración y destrucción física de los documentos que forman parte del Patrimonio Documental Madrileño.
• Valoración de documentos.
• Eliminación de documentos.

(Toda esta información se encuentra publicada en la web Comunidad de.Madrid).

Acceso y servicio a los documentos
Consultar información sobre consulta, reproducción y préstamo de los documentos.